Kiedy Twój zespół finansowy staje się wąskim gardłem?
Kiedy Twój zespół finansowy staje się wąskim gardłem?
Przegląd
Każda rozwijająca się firma osiąga punkt, w którym to, co kiedyś działało, po prostu… przestaje działać. I najczęściej pierwsze pęknięcia pojawiają się w finansach. Nie dlatego, że ludzie źle wykonują swoją pracę, ale dlatego, że struktura wokół nich nie nadąża za tempem rozwoju firmy.
Jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę w Europie i czujesz, że wszystko idzie wolniej niż powinno, raporty miesięczne wpływają z opóźnieniem, faktury się piętrzą, a twój prezes lub założyciel wciąż podpisuje każdą płatność, istnieje duże prawdopodobieństwo, że twój dział finansów po cichu stał się tym, co spowalnia wszystko inne.
Porozmawiajmy o tym, jak to się dzieje, jak to wygląda i co można z tym zrobić.
Początki: kiedy wszystko jeszcze działało
Na początku większość MŚP radzi sobie z finansami w ten sam sposób. Założyciel zajmuje się księgowością, a jedna osoba zarządza wszystkim – od fakturowania, przez płace, po deklaracje VAT. To rozwiązanie sprawdza się, ponieważ liczba zadań jest niewielka, złożoność łatwa do opanowania, a decyzje zapadają szybko, ponieważ jedna osoba zna cały kontekst.
Taka konfiguracja sprawdza się doskonale, gdy masz garstkę klientów, niewielki zespół i stosunkowo proste transakcje. Ma jednak termin ważności. Większość właścicieli firm nie zauważa, kiedy ten termin minął – odczuwa jedynie, że wszystko staje się cięższe.
Sygnały ostrzegawcze, że Twój zespół finansowy stanowi wąskie gardło
Wąskie gardła w finansach rzadko dają o sobie znać. Pojawiają się stopniowo i zanim staną się oczywiste, zazwyczaj powodują problemy od miesięcy. Oto sygnały, na które warto zwrócić uwagę:
Zamknięcie miesiąca trwa dłużej niż powinno. Jeśli Twoje księgi rachunkowe nie zostaną zamknięte do trzeciego lub czwartego tygodnia następnego miesiąca, działasz po omacku. Nie możesz podejmować świadomych decyzji dotyczących zatrudnienia, wydatków marketingowych czy ekspansji, gdy sytuacja finansowa firmy jest nieaktualna od kilku tygodni. Dobrze zarządzany dział finansowy powinien zamknąć księgi rachunkowe w ciągu pięciu do dziesięciu dni roboczych po zakończeniu miesiąca.
Jedna osoba posiada całą wiedzę finansową. To jedno z najczęstszych i najniebezpieczniejszych wąskich gardeł w MŚP. Kiedy tylko jeden księgowy lub kierownik ds. finansów rozumie plan kont, wie, gdzie są przechowywane wpływy lub potrafi uzgadniać wyciągi bankowe, cała firma staje się podatna na zagrożenia. Jeśli ta osoba zachoruje, weźmie urlop lub odejdzie, wszystko staje w miejscu.
Niespodzianki w przepływach pieniężnych zdarzają się nieustannie. Jeśli regularnie zaskakują Cię braki gotówki, zazwyczaj oznacza to, że Twój zespół finansowy nie ma wystarczających zasobów ani systemów, aby tworzyć wiarygodne prognozy przepływów pieniężnych. To nie jest drobna niedogodność, ale wpływa na Twoją zdolność do płacenia dostawcom, inwestowania w rozwój i utrzymania zaufania do banku.
Twój zespół finansowy działa reaktywnie, a nie proaktywnie. Dział finansowy, który raportuje tylko to, co wydarzyło się w zeszłym miesiącu, nie dodaje wartości strategicznej. Jeśli Twój zespół jest tak zaabsorbowany codziennymi księgowościami i uzgadnianiem, że nigdy nie wyciąga wniosków, takich jak spadające marże na konkretnej linii produktów lub klient regularnie spóźniający się z płatnościami, tkwi w roli przetwarzania, a nie partnera.
Podejmowanie decyzji ulega spowolnieniu, bo finanse nie nadążają. To jest najważniejsze. Kiedy inne działy zaczynają czekać na dane, zatwierdzenia lub raporty z finansów, cała firma zwalnia. Dział sprzedaży nie może sfinalizować transakcji, ponieważ ceny nie zostały zweryfikowane. Dział operacyjny nie może zatrudnić pracowników, ponieważ budżet nie został zweryfikowany. Posiedzenie zarządu zostaje przełożone, ponieważ dane finansowe nie są gotowe.
Dlaczego tak się dzieje w przypadku rozwijających się MŚP
Rzeczywisty koszt wąskiego gardła finansowego
Kiedy finanse stają się najwolniejszym elementem Twojej działalności, skutki są widoczne. Opóźnienia w raportowaniu oznaczają utracone szanse. Słaba przejrzystość przepływów pieniężnych oznacza, że jesteś bardziej konserwatywny niż potrzeba, odrzucając możliwości rozwoju, ponieważ nie jesteś pewien, czy możesz sobie na nie pozwolić. Problemy z przestrzeganiem przepisów zaczynają się pojawiać, gdy dokumenty są składane w pośpiechu lub terminy nie są dotrzymywane. Twoi najlepsi pracownicy, zarówno w finansach, jak i gdzie indziej, frustrują się powolnym tempem i zaczynają szukać wyjścia.
W szczególności dla europejskich MŚP otoczenie regulacyjne dodatkowo to utrudnia. Transgraniczny podatek VAT, krajowe przepisy dotyczące wynagrodzeń oraz ewoluujące ramy zgodności wymagają dokładności i terminowości. Zespół finansowy, który jest zbyt obciążony, po prostu nie jest w stanie nadążyć.
Co z tym zrobić?
Pierwszym krokiem jest rozpoznanie wąskiego gardła. Jego rozwiązanie zazwyczaj sprowadza się do trzech rzeczy: lepszych systemów, większej przepustowości i inteligentniejszej struktury.
Zainwestuj w odpowiednie narzędzia. Platformy ERP i księgowe oparte na chmurze stały się w ciągu ostatnich kilku lat znacznie bardziej dostępne i przystępne cenowo. Wybór odpowiedniego systemu i pomoc osoby, która wie, jak go poprawnie skonfigurować, może wyeliminować godziny ręcznej pracy każdego tygodnia. To jeden z obszarów, w którym współpraca z zewnętrznym partnerem się opłaca, ponieważ dostawcy usług outsourcingowych zazwyczaj posiadają bogate doświadczenie w pracy na wielu platformach i potrafią polecić rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
Zwiększ pojemność bez nadmiernych zobowiązań. Zatrudnienie pełnego wewnętrznego zespołu finansowego jest kosztowne, szczególnie w Europie Zachodniej, gdzie wykwalifikowany księgowy w Holandii lub Danii może kosztować od 70 do 90 euro za godzinę. Dla wielu MŚP bardziej opłacalne jest skorzystanie z zewnętrznego wsparcia, niezależnie od tego, czy jest to kontroler finansowy pracujący w niepełnym wymiarze godzin, zewnętrzny zespół księgowy, czy wirtualny dyrektor finansowy. Partnerzy tacy jak Baltic Assist Oferujemy te usługi już od 42 euro za godzinę, a nasze zespoły z siedzibą na Litwie mają doświadczenie w zakresie skandynawskich i zachodnioeuropejskich standardów rachunkowości, ram podatkowych i wymogów zgodności.
Oddziel część operacyjną od strategicznej. Nawet jeśli zlecasz na zewnątrz codzienne prowadzenie księgowości, ktoś musi patrzeć na całość, analizować trendy, tworzyć prognozy i doradzać kierownictwu w zakresie kierunków rozwoju finansowego firmy. Na tym właśnie polega różnica między działem finansowym, który przetwarza liczby, a działem napędzającym wzrost. Zlecenie na zewnątrz zadań transakcyjnych uwalnia zasoby wewnętrzne (lub zewnętrznego kontrolera finansowego), aby mogły skupić się na stronie strategicznej.
Pozbądź się wąskiego gardła związanego z zatwierdzaniem. Jeśli jesteś założycielem firmy, który nadal zatwierdza każdą fakturę i podpisuje każdy raport wydatków, czas zbudować procesy zatwierdzania z jasnymi progami. Zaufaj swoim systemom i zespołowi. Lepiej spożytkować czas na decyzje, które faktycznie wymagają Twojej oceny.
Kiedy outsourcing staje się mądrym posunięciem
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
