Jak skutecznie outsourcingować usługi i pracowników

Jeśli od razu zdecydujesz się na outsourcing, istnieje duże prawdopodobieństwo, że Twoje wydatki wzrosną, ale nie odniesiesz żadnych korzyści pieniężnych ani rzeczywistych, ani nie zmniejszysz wydatków. Słyszymy o firmach generujących wielocyfrowe straty w wyniku nieprofesjonalnych i pochopnych decyzji o zaangażowaniu się w outsourcing. Chociaż ma to znaczące zalety, samo wykonanie go bez przygotowania i wsparcia jest prawie niemożliwe.

Główna przeszkoda – znalezienie właściwej lokalizacji

Główne wyzwanie w większości przypadków dotyczy lokalizacji. Czasami firmy decydują się na outsourcing lokalny, na przykład szukając tańszego biura po drugiej stronie miasta. Jednak naprawdę wydajne i ekonomiczne rozwiązania mają charakter prawie w 100% międzynarodowy, a czasem nawet międzykontynentalny. Jeżeli dany rynek oferuje siłę roboczą po obniżonych stawkach, bez konieczności pójścia na zbyt wiele lub w ogóle bez kompromisów w zakresie jakości usług lub produktu, jest to zielone światło. Pomimo tych faktów niektórzy właściciele firm powoli w ogóle wierzą, że tańsza, zlecana na zewnątrz siła robocza jest w ogóle dobra.

Cóż, jesteśmy tutaj, aby zmienić te przekonania. Wykonywanie planu zatrudnienia w ramach outsourcingu, jedynie znając najtańszy kraj, nie jest jeszcze tego warte. Oprócz niższych kosztów zatrudnienia ludzi, zwolnień podatkowych, przed wyborem lokalizacji do outsourcingu należy wziąć pod uwagę więcej czynników.

Baltic Assist zawęża to do następujących czynników, aby określić najlepszą lokalizację dla outsourcingu:

• Łagodne lub elastyczne warunki prawne i polityczne dotyczące zatrudnienia i prowadzenia działalności gospodarczej
• Niskie podatki dla pracodawcy
• Niższy koszt pracy
• Podobieństwa kulturowe i biznesowe

Wszystko inne o różnym znaczeniu prawdopodobnie będzie należeć do jednej z tych kategorii. Zanurzmy się nieco głębiej i podamy przykłady.

Stabilność polityczna + małe bariery prawne

Geopolityka jest ważna. Inwestowanie na rynkach międzynarodowych, które nie charakteryzują się stabilnością polityczną, zawsze wiąże się z wysokim ryzykiem. Właśnie dlatego mniejszy kraj UE, taki jak Belgia, liczący 11.4 mln mieszkańców, przyciąga znacznie więcej inwestycji zewnętrznych niż 46 mln Ukraina. Biznes kocha stabilność polityczną. Duże znaczenie ma także lokalne prawo pracy. Odgrywa to znaczącą rolę w ostatecznej decyzji. Na przykład zatrudnienie kogoś w Rosji dla podmiotu zagranicznego jest znacznie bardziej skomplikowane niż w UE. Tak po prostu jest. W związku z tym znacznie więcej spółek zależnych z siedzibą w USA lub Europie powstaje w całej UE, zamiast przenosić się na duży rynek, taki jak Rosja. Rozsądni decydenci powinni zatem rozważyć alternatywę dla Rosji.

Załóżmy, że zawęziłeś wybór do dwóch lokalizacji: Litwy i wspomnianej wcześniej Ukrainy. Załóżmy też, że na papierze oba kraje mają równie kompetentnych kandydatów. Według WorldData Ukraina ma znacznie niższe średnie roczne wynagrodzenie, więc skala prawdopodobnie powinna przeważyć na korzyść, prawda? Prawdopodobnie jednak wybierzesz Litwę ze względu na:

• Im bardziej stabilna sytuacja geopolityczna,
• Regulowany i pomijany system prawny UE

Szukasz idealnej lokalizacji z niewielkimi podatkami od osób prawnych

Następny krok – ustalenie, ile podatku musisz zapłacić. Badanie podatków od osób prawnych idzie w parze z poprzednim krokiem. Duża część przedsiębiorstw chce niższych podatków. Obciążenia podatkowe na niektórych rynkach krajowych stanowią realny problem dla pracodawców. Nie jest to zaskoczeniem, jeśli weźmie się pod uwagę, że podatek od osób prawnych odgrywa znaczącą rolę w określeniu najlepszego miejsca na outsourcing. Znając system podatkowy, możesz wybrać jedno z dwóch podejść:

1. Pierwsza opcja polega na otwarciu oddziału w odpowiednim kraju. Będziesz działać jako organizacja w kraju i płacić wszystkie podatki. Poniżej porównaliśmy podatki od osób prawnych, które na koniec 2018 roku obowiązywały przedsiębiorstwa w wymienionych krajach. Wykorzystano tabelę podatku dochodowego od osób prawnych KPMG.

Powyższy wykres przedstawia procent podatku dochodowego od osób prawnych (liczony od rocznego dochodu) na całym świecie. Według tych informacji najlepiej byłoby założyć spółkę zależną na Węgrzech lub Litwie, gdzie stawki podatku dochodowego od osób prawnych wynoszą odpowiednio 9 i 15%. Zjednoczone Emiraty Arabskie i obowiązujący tam 55% podatek dochodowy od osób prawnych byłyby najmniej opłacalnym rozwiązaniem. Do skali wykorzystano średnią światową wynoszącą 23.79%.

2. Druga możliwość to znalezienie freelancerów i zatrudnienie na umowę zlecenie lub skorzystanie z usług agencji wirtualnych. O ile zatrudnienie freelancera może przynieść mieszane rezultaty, o tyle agencje wirtualne to zdecydowanie strzał w dziesiątkę. Niewiele lub brak zagadnień prawnych, sprawdzeni specjaliści, rozwiązywanie problemów w czasie rzeczywistym. Warto przyjrzeć się tej opcji.

Na podstawie tych danych i faktów możemy założyć, że outsourcing do miejsca, w którym obowiązują wyższe podatki od osób prawnych (np. z Danii do Zjednoczonych Emiratów Arabskich) w celu obniżenia kosztów jest nieefektywny. Najlepiej byłoby, gdybyś znalazł miejsce, w którym obowiązują niższe stawki podatku dochodowego od osób prawnych niż Twój obecny rynek krajowy. Kraj taki jak Litwa czy Węgry do takiego przedsięwzięcia jest zwykle znacznie lepszy.

Ustalanie, gdzie znaleźć bardziej przystępnych cenowo pracowników

Kiedy mówimy o wydatkach biznesowych, nie ma nic bardziej kosztownego niż pracownicy. Ludzie są najcenniejszym i najbardziej wymagającym zasobem. Bez odpowiednich i wykwalifikowanych specjalistów nawet najlepsze marki i organizacje utknęłyby w martwym punkcie. Każdy ceni talent, a firmy nie szczędzą wydatków, aby zatrudniać najlepszych i najzdolniejszych.

Powszechnie spekuluje się, że zatrudnienie „dobrego” i wykwalifikowanego pracownika jest droższe niż pracownika o niższych kompetencjach, co wcale nie jest prawdą. Choć na rynku krajowym i zamkniętym może to mieć trochę racji, to w skali globalnej, jeśli chodzi o outsourcing, takie spekulacje rozsypują się w pył.

Przykład: średnie miesięczne wynagrodzenie w Izraelu na koniec 2017 roku wynosiło około 2,575 euro miesięcznie. W Danii wyniosło ono 5,485 euro (obie kwoty przed opodatkowaniem), a więc ponad dwukrotnie więcej. Zatem liczby sugerują, że duńscy pracownicy są lepiej wykwalifikowani niż Izraelczycy, a co za tym idzie, zatrudnienie kosztuje przedsiębiorstwa więcej, prawda? Zło. Wnioski takie, zdaniem Atlasu Świata, są sprzeczne z prawdą. Izrael jest czwartą najbardziej kompetentną siłą roboczą na świecie, podczas gdy Dania nie plasuje się nawet w pierwszej dziesiątce.

Niemniej jednak, patrząc na wszystko z obiektywnego punktu widzenia, zatrudnienie najlepszej osoby na dane stanowisko jest nieco bardziej skomplikowane niż stwierdzenie, że drogie=lepsze lub tańsze=lepsze. Na przykład statystyki mówią, że Finowie mają najskuteczniejszy na świecie system szkolnictwa; w związku z tym nauczyciele będą prawdopodobnie wyżej cenieni i będą bardziej kompetentni niż specjaliści z kraju o słabszych systemach szkolnych.

Nie oznacza to jednak, że np. technolog laserowy z Finlandii byłby też lepszy od technologa z Litwy. Wręcz przeciwnie, choć Litwini nie dorównują Finom w edukacji szkolnej, to w dziedzinie technologii laserowej mają znacznie większe kwalifikacje. Firmy zazwyczaj wybierają miejsce docelowe outsourcingu, kierując się przede wszystkim kosztem.

Aby jak najlepiej to wykorzystać, należy dostosować ostateczny koszt zatrudnienia do umiejętności specjalisty i jego kwalifikacji. Dopiero wówczas można podjąć właściwą decyzję.

Firmy zazwyczaj wybierają miejsce docelowe outsourcingu, kierując się przede wszystkim kosztem. Ponieważ większość zlecanych na zewnątrz prac ma charakter ogólny, zawężenie najlepszych możliwych miejsc docelowych nie jest trudne. Na przykład w Europie lokalizacje te to przede wszystkim kraje bałtyckie, Polska i Europa Wschodnia (Rumunia, Bułgaria). Czy interesują Cię liczby? Oto wykres średniego miesięcznego wynagrodzenia (w euro) w całej UE.

Wykres daje firmom poszukującym możliwości outsourcingu jasny obraz tego, gdzie zlecić outsourcing, aby najbardziej obniżyć koszty. Na przykład średnia płaca w Bułgarii jest prawie ośmiokrotnie niższa niż w Danii.

Działać globalnie czy pozostać regionalnym?

Jeśli na przykład pochodzisz ze Skandynawii i zależy Ci na obniżeniu kosztów zatrudnienia, możesz zastanawiać się: „Dlaczego nie zlecić outsourcingu w Azji Dalekiego Wschodu, jak Indonezja, Wietnam czy Tajlandia?”. Jest to możliwość, którą rozważa wiele firm amerykańskich, kanadyjskich, skandynawskich i europejskich. Przeciętne zarobki są tam nawet niższe od najniższej średniej w UE. Jeśli więc myślisz o oszczędzaniu, dlaczego nie pójść na całość, prawda?

Cóż, tak i nie. Nie uważamy, że outsourcing polega wyłącznie na cięciu kosztów. Musi być złoty środek. Outsourcing nierozważnie może skutkować utratą przepływu informacji w organizacji lub powstaniem wąskiego gardła. Chociaż zaoszczędzenie większej ilości pieniędzy brzmi kusząco, dla skandynawskiego biznesu najlepszym długoterminowym rozwiązaniem dla Twojej firmy nie jest outsourcing.