Jak zarządzać zespołami wirtualnymi
Jak zarządzać zespołami wirtualnymi
Przegląd
Praca w środowisku wirtualnym staje się coraz popularniejszym zjawiskiem i nie jest zaskoczeniem, że wielu dyrektorów wykonawczych jest przekonanych o korzyściach, jakie outsourcing przynosi ich firmom. Daje nie tylko możliwość pracy z najbardziej utalentowanymi ludźmi z całego świata, ale także daje im szansę na poprawę produktywności i konkurencyjności firmy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów jej produktów i/lub usług.
„Ludzie uważają pracę wirtualną za coś nowego i modnego i brzmi to jak zabawa, ale w rzeczywistości w wirtualnym zespole nie ma"jest o wiele więcej do zarządzania i potrzebujesz więcej reguł do zarządzania niektórymi procesami zespołowymi”, mówi Roderick Swaab, adiunkt ds. zachowań organizacyjnych w INSEAD.
Dlatego odejście od tradycyjnego środowiska pracy oznacza również, że tradycyjne metody zarządzania i procedury operacyjne mogą nie przynosić takich samych wartości i wyników, jak zwykle. Zatem zarządzanie wirtualnymi zespołami wymaga nie tylko określonego zestawu narzędzi, jasno zdefiniowanych systemów pracy, doskonałych umiejętności zatrudniania, ale przede wszystkim ewidentnego talentu do wykorzystania przejrzystości i stałego przepływu informacji pomiędzy zespołami lub członkami zespołów.
Tak naprawdę skuteczne kierowanie wirtualnymi zespołami na odległość, a także wynikające z nieporozumień wynikających z różnic językowych i kulturowych będzie prawdopodobnie jednym z największych wyzwań, jakie menadżerowie zauważyli podczas swojego doświadczenia. Nie zapominajmy też o oczywistej kwestii budowania zaufania wśród pracowników zdalnych, którzy pracują z różnych lokalizacji. Dlatego też znając trudności, jakie outsourcing wnosi do istniejącego środowiska pracy, Baltic Assist zespół postanowił podzielić się z Wami 10 lekcjami, których nauczyliśmy się przez lata praktyki, pracując z różnymi firmami w Europie.
„Największym problemem komunikacji jest iluzja, że ona miała miejsce”
- George Bernard Shaw
10 WAŻNYCH LEKCJI DO ZARZĄDZANIA WIRTUALNYMI ZESPOŁAMI
1. Budowanie zaufanie w swoim zespole.
W zespołach, których członkowie pracują twarzą w twarz, zaufanie budują po spędzeniu wartościowego czasu na spotkaniach towarzyskich poza pracą, dzieleniu się posiłkami w porze lunchu lub po prostu omawianiu spraw osobistych. Jednak w środowisku wirtualnym zaufanie rośnie dzięki konsekwencji współpracowników, niezawodności, przewidywalnej wydajności, a także szybkości reagowania w przypadku radzenia sobie z określonymi sytuacjami lub problemami związanymi z klientem. Mówiąc najprościej, jest to tzw oparte na zadaniach or oparte na umiejętnościach zaufanie, które stale rośnie wraz z jasnymi oczekiwaniami stawianymi przez menedżerów i spełnianymi przez zespół.
2. Stwórz poczucie przejrzystości w swoim zespole
Na większą skalę widoczność i przejrzystość służą osiągnięciu tych samych celów zawodowych niezbędny śledzić postęp na każdym etapie projektu. Dlatego zespoły zdalne często korzystają z aplikacji do zarządzania projektami i tworzą systemy współdzielone, m.in Dysk Google or Dropbox, gdzie mogą zaktualizować dowolne zadanie po jego ukończeniu. Oprócz tego menedżerowie mogą zidentyfikować nadchodzące wyzwania, zanim spowodują niepotrzebne trudności w przyszłości. Poza tym, gdy zdalni pracownicy mogą zobaczyć, jak ich wysiłki przyczyniają się do szerszego obrazu sytuacji, pozwala im to poczuć się bardziej istotnymi i połączonymi ze sobą.
3. Buduj kanały otwartej komunikacji
Najlepszą rzeczą, jaką menedżer może zrobić, poza budowaniem zaufania w swoim zespole, jest wspieranie doskonałej komunikacji. Co więcej, ważne jest, aby komunikować się tak aktywnie i często, jak to możliwe, nie skupiając się na luce czasowej, barierze językowej, odległości i wielu innych czynnikach. Ponadto, Baltic Assist Zespół radzi Państwu skorzystać z platform komunikatorów internetowych, takich jak Viber, Slack, Skamłać, eBuddy aby mieć pewność, że istotne informacje lub pilne aktualizacje nie zostaną pominięte w stosie nieprzeczytanych e-maili.
4. Jasno zdefiniuj i wdrażaj systemy pracy
Warto wiedzieć, że tworząc powtarzalne systemy pracy i ustalając standardy, Twój zespół będzie miał generalnie mniej pytań. Ponadto Ty, jako menedżer, będziesz miał poczucie, ile czasu powinno zająć dane zadanie, dzięki czemu łatwiej będzie śledzić wyniki Twojego zespołu i szybko identyfikować, czy ktoś nie spóźnia się z harmonogramem. Poza tym pozwala to spędzić mniej cennego czasu na bezużytecznych spotkaniach lub powtarzalnych rozmowach.
5. Ustal jasne zasady reagowania i komunikacji wewnętrznej
Wiadomo, że w środowisku wirtualnym wszystko zostaje podkreślone ze względu na brak odniesień wokalnych i wizualnych. Dlatego też na etapie planowania każdego projektu istotne jest uzgodnienie ewidentnie drobnych rzeczy, takich jak standard odpowiedzi e-mailowych, natychmiastowe powiadomienia o aktualizacjach itp. Gdy wymagane zasady zostaną już wprowadzone we właściwe miejsce, regularna komunikacja wewnętrzna w ramach zespół niezbędny do zapewnienia płynnej pracy na co dzień.
6. Jasno określ zadania i ustal możliwe do osiągnięcia cele
W naszym poprzednim poście na blogu „Jak zapewnić skuteczną komunikację z Wirtualną Asystentką?„, wspomnieliśmy, że podczas pracy w środowisku wirtualnym niezwykle ważne jest, aby przekazywać jak najwięcej informacji. Dlatego powinieneś bardzo dokładnie określić swoje oczekiwania, wymagania i terminy, nie zakładając niczego na temat wiedzy i wcześniejszego doświadczenia VA. Oznacza to, że nigdy nie pozostawiaj żadnych próśb o interpretację, ale zawsze poproś wirtualny zespół o potwierdzenie zrozumienia.
7. Ustal terminy na wszystko
Prawo Parkinsona głosi, że praca ma tendencję do rozszerzania się, aby wypełnić ramy czasowe dostępne na jej ukończenie. Mówiąc ściślej, jeśli ustalisz termin na wykonanie jakiegoś zadania na 10 dni, to bądź cierpliwy, bo jego wykonanie zajmie 10 dni. Inaczej mówiąc, oznacza to, że każde zadanie, które nie ma określonego terminu realizacji, tak naprawdę nigdy nie zostanie wykonane. Aby więc tego uniknąć, wyrób sobie nawyk i wyznaczaj terminy na wszystko, co Twój zespół robi na co dzień, nawet jeśli uważasz, że tego nie wymaga. W ten sposób Twój wirtualny zespół będzie tak produktywny i wydajny, jak to tylko możliwe.
8. Przydzielaj zadania indywidualnie, a nie całej grupie
Czy znasz wyrażenie, „Odpowiedzialność wszystkich nie jest odpowiedzialnością niczyjej”? Mówiąc ściślej, jeśli pracujesz w środowisku wirtualnym, istnieje możliwość, że doświadczyłeś już tego zjawiska społecznego. Bo kiedy przydzielisz grupie ludzi jakieś zadanie, istnieje szansa, że nikt nie podejmie się tej odpowiedzialności. Dzieje się tak również wtedy, gdy wirtualny personel ma tendencję do unikania ogólnych kanałów konwersacyjnych, przez co zadania mogą zostać zakopane pod stosem nieistotnych informacji i nigdy nie zostać wykonane. Dlatego, aby zapobiec temu problemowi, zawsze przydzielaj obowiązki konkretnemu VA.
9. Zarządzaj wynikami, a nie aktywnością
W tradycyjnym biurze zajęty pracą zwykle jest mylona z prawdziwą pracą. Jednak w środowisku wirtualnym, kiedy nie masz możliwości zobaczenia, co robi Twój zespół, kluczem jest zarządzanie wynikami. Tak więc, jak wspomnieliśmy powyżej, najpierw ustal jasne oczekiwania i terminy, a następnie monitoruj wyniki, nie codziennych zajęć swojego zespołu. Poza tym, jeśli ramy czasowe są jasno określone i każdy zna swoje role i obowiązki w konkretnym projekcie, nie ma potrzeby mikrozarządzania wydajnością.
10. Skonfiguruj system nagród i motywuj swój zespół
Na koniec, nie zapomnij wyróżnić każdej osoby, która dla Ciebie pracuje, na podstawie jej umiejętności, jednocześnie poświęcając czas na świętowanie sukcesu i wyników zespołu. Ponadto od czasu do czasu zapytaj swój zespół, czy doświadcza jakichkolwiek problemów związanych z technologią lub komunikacją, jakie ma oczekiwania wobec swoich wirtualnych członków zespołu, jak podoba im się ich środowisko pracy itp. W ten sposób pokażesz swojemu zespołowi , że jesteś otwarty na rozmowę i chętny do wprowadzania ulepszeń, aby stworzyć wydajne i przyjemne środowisko pracy.
Baltic Assist jest zaufanym partnerem małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą przenieść swoją działalność biznesową do tańszego środowiska. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji dotyczącej stworzenia wirtualnego zespołu dla Twojej firmy.
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
