5 błędów w sprawozdawczości finansowej, które popełniają szybko rozwijające się firmy
5 błędów w sprawozdawczości finansowej, które popełniają szybko rozwijające się firmy
Przegląd
Szybki wzrost to dobry problem. Jednak rozwój zazwyczaj ujawnia słabości w sprawozdawczości finansowej, które były niewidoczne, gdy firma była mniejsza. Firmy, które sprawnie się rozwijają, to zazwyczaj te, które wcześnie wychwytują te problemy. Te, które mają problemy, często mają wspólny, rozpoznawalny zestaw błędów.
Oto pięć najpopularniejszych i ich typowy koszt.
1. Mylenie przepływu środków pieniężnych z rentownością
Firma może być rentowna na papierze i jednocześnie bliska niewypłacalności. Nie jest to niczym niezwykłym w fazach wzrostu, kiedy firmy inwestują ponad przychody, udzielają kredytów klientom lub utrzymują zapasy. Błędem jest skupianie się na rachunku zysków i strat oraz traktowanie bilansu i rachunku przepływów pieniężnych jako dokumentów uzupełniających, a nie podstawowych narzędzi zarządczych.
Praktyczna konsekwencja jest nieprzyjemna: firma, która pozornie dobrze prosperuje, nagle nie jest w stanie wywiązać się z zobowiązań płacowych lub podatkowych, ponieważ po prostu brakuje gotówki. Dla wielu szybko rozwijających się lub wrażliwych na gotówkę firm, krocząca trzynastotygodniowa prognoza przepływów pieniężnych, przeglądana co tydzień, stanowi solidny punkt odniesienia w tym zakresie.
2. Zbyt późne zamykanie ksiąg
Gdy zamknięcie miesiąca zajmuje trzy tygodnie, sprawozdania zarządcze zazwyczaj pojawiają się w czwartym tygodniu następnego miesiąca. Do tego czasu informacje mają już charakter historyczny, a wszelkie decyzje operacyjne podejmowane na ich podstawie uwzględniają zmieniające się warunki. W przypadku szybko rozwijającej się firmy dane sprzed miesiąca są często zbyt nieaktualne, aby można było na ich podstawie podejmować szybkie decyzje operacyjne, nawet jeśli nadal mają wartość w zakresie zgodności z przepisami i analizy trendów.
Dobrze zarządzane zespoły finansowe często dążą do zamknięcia poprzedniego miesiąca w ciągu pięciu do siedmiu dni roboczych, choć wiele zespołów nadal potrzebuje na to więcej czasu. Wymaga to przejrzystych procesów, zdyscyplinowanego kodowania wydatków oraz czasu i narzędzi dla działu finansowego, aby priorytetowo traktować zamknięcie, zamiast poświęcać pierwsze dwa tygodnie miesiąca na inne zadania.
3. Brak raportowania segmentowego
Pojedynczy skonsolidowany rachunek zysków i strat informuje, czy firma jest ogólnie rentowna. Nie informuje jednak, które linie produktów, regiony geograficzne lub jednostki biznesowe generują zyski, a które rekompensują słabsze wyniki. W przypadku firm działających na wielu rynkach, takich jak Holandia i Dania, lub w wielu liniach usługowych, skonsolidowane raportowanie jest konieczne, ale niewystarczające.
Rozwiązaniem jest segmentowane raportowanie zarządcze: widok przychodów, marży brutto i kosztów bezpośrednich według wymiarów istotnych dla podejmowania decyzji. Stworzenie takiego rozwiązania nie jest skomplikowane, ale wymaga ono poprawnego skonfigurowania planu kont i logiki alokacji kosztów od samego początku. Późniejsza modernizacja wymaga znacznie więcej pracy.
4. Traktowanie budżetu jako dokumentu, który należy ustawić i zapomnieć
Budżety roczne opierają się na założeniach. W szybko rozwijającej się firmie wiele z tych założeń może szybko stracić na aktualności. Budżet, który w styczniu wydawał się rozsądny, może wymagać ponownej weryfikacji w kwietniu. Firmy, które nadal raportują na podstawie pierwotnego budżetu bez jego aktualizacji, podejmują decyzje w oparciu o dane bazowe, które nie odzwierciedlają już rzeczywistej działalności.
Lepszym podejściem jest prognoza krocząca: regularnie aktualizowany obraz kierunku rozwoju firmy w oparciu o bieżące warunki, a nie założenia sprzed dwunastu miesięcy. To więcej pracy, ale pozwala na podejmowanie znacznie lepszych decyzji.
5. Niedoinwestowanie funkcji finansowej w okresie wzrostu
To najczęstszy błąd ze wszystkich. Gdy przychody rosną, pojawia się pokusa inwestowania w sprzedaż, produkty i dostawy. Finanse wydają się być obciążeniem. W rezultacie dział finansowy jest wiecznie w tyle, obsługując większą liczbę transakcji przy użyciu tych samych zasobów, co wtedy, gdy firma była o połowę mniejsza.
Problem narasta z czasem. Słabe dane finansowe prowadzą do błędnych decyzji. Błędne decyzje spowalniają wzrost lub stwarzają problemy, które wymagają później kosztownych działań naprawczych. Firmy, które najskuteczniej się rozwijają, traktują finanse jako inwestycję w jakość decyzji, a nie jako koszt, który należy zminimalizować. Zwrot z tej inwestycji często przejawia się w lepszych cenach, lepszym zarządzaniu gotówką i mniejszej liczbie niespodzianek związanych z przestrzeganiem przepisów.
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
