Dlaczego Twoje miesięczne zamówienia są zawsze opóźnione i ile Cię to kosztuje
Dlaczego Twoje miesięczne zamówienia są zawsze opóźnione i ile Cię to kosztuje
Przegląd
W wielu małych i średnich firmach pojawia się pewien schemat. Miesiąc się kończy, a gdzieś od trzech do sześciu tygodni później liczby w końcu lądują na czyimś biurku. Do tego czasu wysłano już listy płac, wysłano faktury i podjęto co najmniej dwie lub trzy decyzje bez rzeczywistej przejrzystości finansowej.
Łatwo to potraktować jako drobną niedogodność, drobne opóźnienie w raportowaniu, które niewiele zmienia w praktyce. Takie ujęcie sprawy jest kosztowne.
Zaległości narastają po cichu
Spóźnione książki rzadko zaczynają się jako kryzys. Zazwyczaj zaczynają się od jednorazowego zdarzenia: pracowity miesiąc, nieobecność personelu, problem z systemem. Ale gdy zaległości się pojawią, narastają. Pogodzenie dwóch miesięcy naraz wymaga ponad dwukrotnie więcej wysiłku niż robienie tego osobno. Błędy stają się trudniejsze do wykrycia. Korekty z pierwszego okresu przenoszą się na drugi. Zespół ciągle pędzi, żeby nadrobić zaległości i nigdy im się to nie udaje.
W przypadku rozwijających się przedsiębiorstw w Holandii i Belgii jest to częstsze zjawisko, niż większość dyrektorów finansowych chciałaby przyznać.
Ile tak naprawdę kosztuje opóźnione raportowanie
Koszt to nie tylko godziny spędzone na nadrabianiu zaległości. To także decyzje podejmowane bez aktualnych danych. Firma, która nie zna swojej rzeczywistej sytuacji finansowej do trzeciego tygodnia kolejnego miesiąca, przez większość czasu działa w ciemno. Decyzje dotyczące kapitału obrotowego, negocjacje z dostawcami, decyzje dotyczące zatrudnienia – wszystkie te działania korzystają z aktualnych danych, a wszystkie tracą bez nich.
Istnieje również aspekt podatkowy. W Belgii za spóźnione lub niepoprawne deklaracje VAT grożą kary, które zaczynają się od 100 euro za każde spóźnione zgłoszenie i mogą znacznie wzrosnąć, jeśli sytuacja się powtórzy. Holenderskie organy podatkowe (Belastingdienst) stosują podobne struktury. Regularne spóźnianie się z księgami rachunkowymi zwiększa ryzyko niedotrzymania terminów.
Prawdziwe przyczyny opóźnienia
Większość opóźnionych cykli zamknięcia nie wynika z lenistwa ani złych intencji. Wynikają one z problemów strukturalnych: zbyt małej liczby osób zarządzających zbyt wieloma transakcjami, procesów ręcznych, które nie skalują się wraz z rozwojem firmy, oraz systemów ERP, które nie są w pełni wykorzystywane.
Często zdarza się też, że jedna lub dwie osoby posiadają większość wiedzy instytucjonalnej na temat funkcjonowania ksiąg rachunkowych. Kiedy te osoby są na urlopie, chore lub po prostu przeciążone pracą, cały proces ulega spowolnieniu. Nie ma redundancji ani dokumentacji, która pozwoliłaby komuś innemu się w to wciągnąć.
Kiedy „dogonimy w przyszłym miesiącu” stanie się schematem
Najbardziej oczywistym sygnałem, że jest to problem strukturalny, a nie tymczasowy, jest powtarzalność. Jeśli Twój zespół finansowy nadrabia zaległości przez trzy kolejne miesiące, to wcale nie nadrabia zaległości; po prostu działa z permanentnym deficytem.
Rozwiązanie tego problemu wymaga uczciwej analizy wydajności, procesu i tego, czy obecna konfiguracja jest skalowalna. Więcej godzin nie rozwiąże problemu z procesem. A problem z procesem nie rozwiąże się sam.
At Baltic AssistNasze zespoły finansowo-księgowe pracują ze wszystkimi głównymi systemami ERP, w tym Exact, Twinfield, SAP, Unit4 i Microsoft Dynamics, i są zorganizowane tak, aby obsługiwać wolumen zadań bez pojedynczych punktów awarii, które spowalniają pracę większości zespołów wewnętrznych. Ponad 250 specjalistów pracuje zdalnie z klientami z Beneluksu, codziennie rozwiązując tego typu problemy.
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
