Koszty wewnętrznego zespołu księgowego (o których nikt nie mówi)
Koszty wewnętrznego zespołu księgowego (o których nikt nie mówi)
Przegląd
Rozważając koszty utrzymania zespołu księgowego, firmy często koncentrują się wyłącznie na wynagrodzeniach. Jednak wynagrodzenia to dopiero początek. Rzeczywisty koszt utrzymania wewnętrznego zespołu finansowego jest znacznie wyższy, a wiele powiązanych kosztów jest rozproszonych w różnych pozycjach, które rzadko są prezentowane razem.
To nie jest tylko teoretyczna dyskusja. Zdobycie pełnego zrozumienia całkowitych kosztów jest niezbędne do przeprowadzenia rzetelnego porównania przy ocenie outsourcingu jako opcji.
Składki pracodawcy i obowiązki ustawowe
Oprócz wynagrodzenia brutto, pracodawcy w Holandii i krajach nordyckich mają szereg obowiązków ustawowych. W Holandii składki pracodawcy obejmują składki na fundusz emerytalny, tam gdzie ma to zastosowanie, składki na ubezpieczenie społeczne (które różnią się w zależności od funduszu i profilu pracodawcy i mogą stanowić znaczący procent wynagrodzenia) oraz obowiązek wypłacania co najmniej 70% wynagrodzenia w okresach choroby przez okres do dwóch lat. Kwoty te mogą stanowić 25% lub więcej kosztów utrzymania pracownika, oprócz jego wynagrodzenia brutto.
W przypadku specjalisty ds. finansów zarabiającego rocznie 65 000 euro brutto, całkowite koszty ponoszone przez pracodawcę często przekraczają 85 000 euro, nie wliczając w to ani jednego wydatku ogólnego.
Rekrutacja i onboarding
Zatrudnienie wykwalifikowanego księgowego lub kontrolera finansowego za pośrednictwem holenderskiej agencji rekrutacyjnej zazwyczaj kosztuje od 15% do 25% rocznego wynagrodzenia brutto w formie prowizji za pośrednictwo. Jest to jednorazowy koszt w wysokości od 10 000 do 16 000 euro przy poziomie wynagrodzeń kwalifikującym specjalistów ds. finansów, który jest resetowany za każdym razem, gdy ktoś odchodzi. Biorąc pod uwagę średnie staże pracy w sektorze usług profesjonalnych, rotacja pracowników finansowych jest kosztem cyklicznym, a nie jednorazowym.
Proces wdrażania nowego pracownika generuje dodatkowe koszty: wymaga poświęcenia czasu przez współpracowników, którzy szkolą nowych pracowników, potencjalnych błędów w procesie uczenia się oraz wszelkich tymczasowych zastępstw potrzebnych w okresie, gdy stanowisko jest nieobsadzone.
Oprogramowanie i technologia
Oprogramowanie księgowe, narzędzia do zarządzania wydatkami, systemy kadrowo-płacowe i platformy raportowania – wszystkie te narzędzia są objęte licencjami. Typowy pakiet technologii finansowych dla małego zespołu obejmuje co najmniej trzy lub cztery oddzielne subskrypcje. Aktualizacja, integracja i utrzymanie tych narzędzi wymaga wewnętrznego wsparcia IT lub pomocy dostawcy. Żadne z nich nie jest darmowe.
Wymagania dotyczące zgodności z przepisami nakładają również obowiązki związane z oprogramowaniem. Na przykład w Danii wymogi dotyczące cyfrowej księgowości zostały wprowadzone stopniowo, w zależności od rodzaju firmy i początku roku obrotowego, a standardowe systemy cyfrowej księgowości dostępne w Danii muszą być zarejestrowane w Duńskim Urzędzie ds. Działalności Gospodarczej. Utrzymanie zgodności i aktualności zestawu narzędzi to stały koszt, a nie jednorazowa decyzja.
Szkolenia i ciągły rozwój zawodowy
Przepisy podatkowe zmieniają się co roku. Prawo pracy jest regularnie aktualizowane. Standardy rachunkowości ewoluują. Pracownicy działów finansowych muszą być na bieżąco, a to wymaga inwestycji w szkolenia, członkostwa w organizacjach zawodowych, a czasami także w kursy zewnętrzne lub certyfikaty. Koszt ten łatwo przeoczyć, ponieważ często jest on wliczany do ogólnego budżetu szkoleniowego, ale jest realny i powtarzalny.
Czas zarządzania i nadzór
Małe zespoły finansowe wymagają uwagi kierownictwa. Oceny wyników, spotkania indywidualne, eskalacje, planowanie urlopów i ogólne tarcia związane z zarządzaniem personelem pochłaniają czas kadry kierowniczej wyższego szczebla, która ma bardziej strategiczne i wartościowe sposoby spędzania czasu. Koszt alternatywny zarządzania dwuosobowym zespołem finansowym w ciągu roku nie jest niewielki.
Co to oznacza dla porównania budowy i zakupu
Sumując wynagrodzenia, koszty pracodawcy, rekrutację, oprogramowanie, szkolenia i narzuty na zarządzanie, całkowity roczny koszt małego, wewnętrznego działu finansowego w holenderskim lub nordyckim MŚP często okazuje się znacznie wyższy, niż spodziewa się większość liderów. Dostawcy usług outsourcingowych wyceniają swoje usługi tak, aby konkurować z pełnymi kosztami, a nie tylko z wynagrodzeniem.
Zanim podejmiesz decyzję, warto zbudować uczciwy model kosztów całkowitych. Wynik zazwyczaj jest jasny.
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
