Compliance i sztuka outsourcingu

Czy są problemy z outsourcingiem?

Coraz częściej firmy się na to decydują zlecać na zewnątrz duża część prac związanych z zapewnieniem zgodności ma na celu uwolnienie czasu i zasobów. Dzięki temu mogą zobaczyć światełko w tunelu papierkowej roboty i skoncentrować się na tym, co robią najlepiej. Jest jednak jedna obawa, którą zgłasza każda firma, idąc tą drogą.

Możesz zlecić pracę, ale nie odpowiedzialność

Pomysł outsourcingu czasochłonnego procesu jest fantastyczny; wszyscy w to wierzymy! Problem pojawia się jednak, gdy pamiętasz, że nadal jesteś osobą odpowiedzialną za zapewnienie zgodności. Może to postawić cię w sytuacji nie do pozazdroszczenia, że ​​płacisz komuś innemu za zrobienie czegoś, ale wdajesz się w gorącą wodę, jeśli zrobi to źle. Czy mając to na uwadze, czy w ogóle warto rozważyć outsourcing zgodności?

Outsourcing funkcji administracyjnych ma charakter wysoce strategiczny

Wspaniałą cechą zgodności jest to, że ma ona praktycznie wyłącznie charakter administracyjny. Oznacza to, że przy odpowiednich procesach i procedurach prawdopodobnie nie będzie zaangażowany żaden specjalista. Chociaż potrzebne jest dbałość o szczegóły i precyzja, jest mało prawdopodobne, aby CTO wyjaśniał koncepcję techniczną. Sztuka outsourcingu polega na tym, aby robić to tylko wtedy, gdy pozwoli to zaoszczędzić Twój czas i uwolnić kluczowe zasoby. Jeśli masz specjalistę wysokiego szczebla, wyższą kadrę zaangażowaną w compliance, musisz to zmienić. Są to ludzie, których czas najlepiej spędzić, robiąc to, co potrafią najlepiej, tylko dlatego, że inni ludzie nie mogą tego zrobić.

Uznając, że może się tym zająć ktoś spoza głównego zespołu, zrobiłeś pierwszy krok w kierunku skutecznego outsourcingu dużej ilości pracy.

Outsourcing usuwa wąskie gardła i napędza rozwój

Możesz nie uważać, że spotkanie wszystkich członków kadry kierowniczej wyższego szczebla jest czymś złym, ponieważ gromadzisz wszystkich razem. Teraz pomyśl, co by się stało, gdyby musieli przychodzić co roku na kilka tygodni wyłącznie w celu omówienia przestrzegania przepisów. Nie tylko odsuwasz starszych pracowników od codziennych zadań, które rozwijają Twoją firmę. Staną się też mniej dostępni dla zespołów, którymi zarządzają, co będzie miało wpływ na każdy aspekt Twojego biznesu. Może szybko tworzyć wąskie gardła i hamować Twoją produktywność i kreatywność.

A teraz wyobraź sobie, że Twoi konkurenci nie muszą co roku przechodzić przez ten proces, a zobaczysz, że stawiasz się w niekorzystnej sytuacji. Co najgorsze, jest to w większości sztuczne i stworzone przez ciebie, bo ty do mieć zasoby, aby konkurować. Są po prostu wykorzystywane do zadania, które można łatwo zlecić podmiotom zewnętrznym.

Wiedza fachowa to najlepszy sposób na zapewnienie 100% zgodności

Jeśli przy całej dobrej woli i ciężkiej pracy na świecie Twój zespół nie będzie biegle posługiwał się najnowszymi zasadami i przepisami, po drodze na pewno wpadniesz w poślizg. Złożoność przestrzegania przepisów stale rośnie. Oznacza to, że nie tylko związane z tym zadania stają się coraz bardziej skomplikowane, ale także zrozumienie swoich zobowiązań może być coraz trudniejsze. Zewnętrzny zespół specjalizujący się w sztuce compliance będzie wiedział o najnowszych osiągnięciach. Dzięki temu Twoje wysiłki będą zawsze skierowane we właściwym kierunku.

Dostępna będzie również możliwość bardziej szczegółowego wyszukiwania i zidentyfikowania ekspertów, którzy pracowali w Twojej dziedzinie. Choć zgodność to głównie funkcja administracyjna, znajomość specyfiki Twojej branży będzie wyraźną zaletą.

Odkrywanie odpowiedniego dopasowania osobistego do Twojej firmy

Chcesz myśleć o zespole, któremu zlecasz zadania, jak o inspektorze ds. zgodności, który akurat pracuje poza siedzibą firmy. Oznacza to, że szukając odpowiedniego rozwiązania, musisz pomyśleć o tym, w jaki sposób zintegruje się z Twoją organizacją. Pamiętaj o osobach pełniących tę rolę, ponieważ będą musieli bezproblemowo dopasować się do Twojej organizacji. Dostęp, pytania i odrobina dochodzenia to wszystko, czego będą potrzebować, więc wybierz osobę, z którą czujesz się komfortowo, blisko współpracując.

Outsourcing to opłacalna strategia, która składa się z dwóch części.

Powierzając ekspertowi wykonanie większości pracy za Ciebie, nie tylko zaoszczędzisz czas i wysiłek, ale możesz także zaoszczędzić pieniądze. Występuje w dwóch postaciach:

• Płacąc ludziom za robienie tego, co robią najlepiej, uzyskasz maksymalny zwrot z najważniejszego zasobu – swojego personelu.
• Zatrudniając eksperta, masz pewność, że nie natkniesz się na zmiany regulacyjne, które mogłyby spowodować niezamierzone naruszenie przepisów.

Te dwie zasadnicze części łączą się, tworząc strategię, która pozwala najlepiej wykorzystać swój czas, pieniądze i wysiłek. Ostatecznie chodzi o wykorzystanie swoich mocnych stron.