7 Korzyści z outsourcingu usług księgowych i księgowych
7 Korzyści z outsourcingu usług księgowych i księgowych
Szybkie podsumowanie
Outsourcing księgowości i usług księgowych oferuje znaczące korzyści duńskim MŚP, startupom i pasywnym przedsiębiorcom. oszczędności oraz Przetwarzanie danych zgodne z RODO do dostęp do ekspertów – wirtualnych księgowych oraz skalowalne rozwiązania oparte na chmurzeW tym artykule przedstawiamy 7 przekonujących powodów, dla których warto powierzyć zadania finansowe wyspecjalizowanym dostawcom usług. Dowiedz się, jak Twoja firma może stać się bardziej efektywna, zgodna z przepisami i nastawiona na rozwój dzięki wirtualnemu wsparciu księgowemu.
Wprowadzenie do outsourcingu księgowości
Wiele małych firm, start-upów i przedsiębiorców uważa, że zatrudnienie księgowego jest wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli ma on odpowiednie umiejętności do przygotowywania sprawozdań finansowych firmy, zarządzania operacjami na rachunkach bankowych, analizowania danych finansowych i przygotowywania faktur wychodzących. W dzisiejszych czasach znalezienie wykwalifikowanej i uprawnionej osoby po przystępnych cenach jest jeszcze większym wyzwaniem. Ponad 1/3 małych firm zleca księgowość na zewnątrz. Co ciekawe, większość małych firm korzystających z outsourcingu nie czuje się komfortowo, prowadząc księgowość samodzielnie.
Ponad 1/3 małych firm zleca księgowość na zewnątrz. Co ciekawe, większość małych firm korzystających z outsourcingu nie czuje się komfortowo, prowadząc księgowość samodzielnie.
Choć powszechnie uważa się, że rachunkowość i księgowość należy prowadzić wewnątrz firmy. Należy jednak zadać sobie pytanie, czy posiadasz niezbędne umiejętności i doświadczenie, aby wykonywać tę pracę. Ponadto, czy Twoi pracownicy mają wystarczające doświadczenie, aby sprostać rosnącej liczbie zadań księgowych. Podsumowując, 62% wszystkich małych firm uważa, że przepłaca podatki.
Z tego powodu możesz rozważyć outsourcing usług księgowych do firmy posiadającej odpowiednią wiedzę i kwalifikacje. Ponadto, która firma może wykonać tę samą pracę bardziej jakościowo i ekonomicznie.
Z tego samego powodu wielu dyrektorów wykonawczych zauważyło różne pozytywne aspekty outsourcingu usług księgowych. Co ważne, outsourcing takich usług powinien odbywać się bez negatywnych skutków dla ich działalności, pracowników i klientów.
Dlatego chcemy podzielić się 7 najważniejszymi korzyściami, których doświadczyli już nasi klienci w Danii, Norwegii, Szwecji i Szwajcarii, decydując się na outsourcing księgowości i księgowości.
7 korzyści z outsourcingu usług księgowych i księgowych
1. Oszczędne usługi księgowe
Ogólnie rzecz biorąc, większość przedsiębiorstw uważa outsourcing za dodatkowy, a co za tym idzie, niepotrzebny koszt dla ich działalności. To wcale nie jest właściwe postrzeganie. W rzeczywistości jest odwrotnie.
Nasi klienci korzystający z outsourcingu księgowości chcą ograniczać swoje wydatki, ale co najważniejsze, bez obniżania jakości.
Oszczędności, jakie zwykle zapewnia outsourcing, mogą być dość znaczne, ponieważ większość firm może oferować swoje usługi po niższych kosztach (zazwyczaj ze względu na niższe koszty pracy w ich lokalizacji).
Poza tym dzięki outsourcingowi oszczędzasz na płacach, podatkach, materiałach biurowych i świadczeniach dla pracownika zatrudnionego na pełen etat lub jego część. Płacisz tylko za to, czego potrzebujesz. Zatrudnienie pracowników na pełny etat nie powoduje utraty kosztów produktywności.
2. Wyeliminuj czas i koszty procesów rekrutacyjnych
Jeśli spojrzysz na zdjęcie, proces rekrutacji to rygorystyczna praca. Zarządzanie tym wymaga zasobów, od stworzenia strategii rekrutacji po wybór kandydatów i rozmowę z nimi. Proces rekrutacji zajmuje Twój biznesowy czas, kosztuje, a Ty musisz przeznaczyć ten czas albo dla siebie, albo dla pracownika.
Wiele firm nie bierze pod uwagę czasu, jaki poświęcają na poszukiwanie profesjonalnego księgowego. A czas jest w równym stopniu powiązany z kosztami. Należy uwzględnić oszczędności wynikające z outsourcingu procesów biznesowych.
3. Oszczędność czasu
W miarę rozwoju Twojej firmy zauważysz, że będziesz spędzać więcej czasu na zarządzaniu pieniędzmi, a mniej na skalowaniu firmy. Dlatego outsourcing zadań administracyjnych, takich jak księgowość i rachunkowość, pomaga skoncentrować czas, energię i zasoby na tworzeniu strategii biznesowych. Będzie to przynosić większe przychody, a także nawiązywać kontakty i budować relacje z klientami.
4. Biegli księgowi i księgowi
Outsourcing może zaoferować możliwość zatrudnienia profesjonalisty o wyższym poziomie wiedzy specjalistycznej za przystępną cenę.
Zewnętrzne firmy świadczące usługi księgowe i księgowe muszą stale podnosić swoje umiejętności i kwalifikacje, aby pozostać konkurencyjnymi na rynku. Wyobraź sobie, że w tym samym biurze pracuje 50 osób. Mogą z łatwością dzielić się nowymi trendami, rozwiązaniami i narzędziami księgowymi. Co więcej, świetne firmy księgowe mają szerszy dostęp do szkoleń, kursów i stale w nich uczestniczą.
Ponadto outsourcing do firmy księgowej daje Ci dostęp do zespołu księgowych. Na przykład, w Baltic Assist, za stałą cenę firma otrzymuje zespół księgowych. Nie tylko jedna osoba do radzenia sobie z różnymi rodzajami zadań.
Wybierając mądrze firmę outsourcingową, możesz mieć pewność, że Twoja księgowość jest w rękach rzetelnej i kompetentnej firmy.
5. Łatwe skalowanie księgowości
Dostawcy usług księgowych mają taką dostępność, która pozwala na znaczne skalowanie usług bez żadnych opóźnień. Na przykład, jeśli Twoje zadania księgowe i księgowe przekraczają liczbę funkcji przypadającą na 1 pracownika, możesz je łatwo wyegzekwować, zatrudniając dodatkową siłę roboczą. Bez konieczności przechodzenia rygorystycznego procesu rekrutacyjnego.
Ponadto dostawcy usług księgowych i księgowych pobierają opłaty godzinowe. Oznacza to, że możesz zwiększać lub zmniejszać liczbę godzin bez żadnych przerw.
6. Technologie automatyzacji
Większość firm korzysta oprogramowanie do automatyzacji księgowości oszczędzać czas. Oszczędzi to czas, ale co ważne, zmniejsza ryzyko. Automatyzacja księgowości minimalizuje błędy ludzkie. Po drugie, w oprogramowaniu do automatyzacji księgowi otrzymują raporty w czasie rzeczywistym. Pomagają wychwycić potencjalne problemy i rozwiązać je na wczesnym etapie. Po trzecie, zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia oszustw wewnętrznych.
Większość dostawców usług księgowych posiada wysokie kwalifikacje w zakresie narzędzi automatyzacji, takich jak Quickbooks, Szałwia, Visma, xero, Microsoft Dynamics, SAP i więcej.
Jeśli Twoi księgowi w dalszym ciągu korzystają wyłącznie z arkuszy Excel – marnujesz swój czas i pieniądze.
7. Księgowy jest Twoim doradcą
Dobry księgowy zawsze doradzi, jak usprawnić księgowość. Czasami może współpracować z kilkoma firmami i zaproponować doskonałe doświadczenie od innego klienta. Niezależnie od tego, czy chodzi o podatki, oprogramowanie księgowe, czy nawet świadczenie porad finansowych.
Kiedy warto rozważyć outsourcing księgowości i księgowości
Z naszego doświadczenia w pracy z różnymi firmami skandynawskimi i zachodnimi wynika, że outsourcing księgowości i księgowości sprawdza się najlepiej, gdy:
- Mała firma nie potrzebuje księgowego zatrudnionego na pełny etat, ale potrzebuje osoby o większych umiejętnościach, niż może zapewnić kierownik biura lub recepcjonista.
- Firma dowolnej wielkości nie jest w stanie znaleźć pełnoetatowego pracownika z odpowiednimi umiejętnościami i po przystępnych kosztach.
- Rozwijająca się firma szuka możliwości skalowania usług księgowych i księgowych w dowolnym momencie.
- Usługi tymczasowe są potrzebne, np. dodatkowa pomoc przy sporządzaniu sprawozdań na koniec roku lub w przypadku wyjazdu pracownika etatowego na urlop, urlop macierzyński itp.
Jednak nawet jeśli zatrudnisz wykwalifikowaną osobę, ktoś (zwykle dyrektor wykonawczy) nadal będzie musiał być zaangażowany w ten proces podczas zatwierdzania faktur, dokonywania depozytów, przeglądania grafików itp.
5 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przed outsourcingiem
Gdy już zdecydujesz się na outsourcing, kolejnym krokiem powinien być wybór firmy outsourcingowej, która będzie świetnie pasować do Twoich celów i założeń, ale co najważniejsze, będzie w stanie sprostać Twoim potrzebom i wymaganiom. Wierzymy, że w przypadku outsourcingu usług księgowych jakość wykonania i efektywność muszą być najwyższym priorytetem. Należy jednak wziąć pod uwagę także kilka innych istotnych czynników.
1. Jakich usług księgowych i księgowych potrzebujesz
Czy chodzi o przygotowanie raportów na koniec miesiąca, bilansów, usług płacowych, raportowanie do władz lub zajmowanie się należnościami i zobowiązaniami? Może potrzebujesz kogoś, kto przygotuje uzgodnienia bankowe i analizy lub po prostu wprowadzi dane do oprogramowania księgowego? Cokolwiek by to nie było, musisz mieć jasność co do tego, co robisz osobiście, za co odpowiada Twój wewnętrzny personel i co chcesz, aby zrobił ktoś inny.
2. Konkurencyjny zakres kosztów.
Każda firma księgowo-rachunkowa ma swoje schematy płatności - niektóre z nich pobierają opłaty godzinowe, inne miesięczne. Dlatego możesz wybrać termin płatności, który najbardziej odpowiada Twoim potrzebom i budżetowi, ale nie podejmuj decyzji wyłącznie na podstawie opłacalności.
3. Ekspertyza.
Upewnij się, że firma, którą chcesz zatrudnić, jest doświadczona, profesjonalna i posiada odpowiednie kwalifikacje. Pamiętaj, że zawsze możesz poprosić o rekomendacje swoich poprzednich lub obecnych klientów, sprawdzić ich reputację na rynku, stabilność finansową, a co najważniejsze, ich zdolność do zapewniania wysokiej jakości i spójnych wyników.
4. Bezpieczeństwo danych.
Naszym zdaniem bezpieczeństwo danych odgrywa ważną rolę w przypadku outsourcingu usług księgowych online. Bardzo szanowana firma traktuje dane swoich klientów z najwyższą wymaganą prywatnością i zapewnia, że każda transakcja jest bezpieczna. Jest to niezbędne, ponieważ będziesz przekazywać im nie tylko informacje o przepływach pieniężnych, ale także poufne dane.
5. Elastyczna umowa dotycząca poziomu usług.
Dostawca usług rachunkowych i księgowych musi wykazać się elastycznością i chęcią dopasowania się do Twoich przyszłych potrzeb i wymagań. Zdecydowanie zalecamy sprawdzenie warunków przed podpisaniem umowy, abyś wiedział, jak rozwiązać umowę, jeśli nie będziesz zadowolony z ich pracy.
6 zadań księgowych, które Twoja firma może jutro zlecić na zewnątrz
- Księgowość.
- Raportowanie do władz i Zarządu.
- Usługi przetwarzania płac.
- Zobowiązania na koncie (tworzenie płatności).
- Należności na koncie (monitorowanie dłużników).
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do przeczytania naszego artykułu na temat usługi księgowe, które przedsiębiorstwa mogą zlecić podmiotom zewnętrznym.
Dodatkowa rada: Jeśli zatrudnisz firmę księgową z Wielkiej Piątki do przeprowadzenia audytu, powinieneś w dalszym ciągu korzystać z usług tej drugiej firmy w zakresie księgowości i księgowości. Ze względu na niezależne regulacje i standardy obowiązujące w zawodzie księgowego, firma CPA przeprowadzająca audyt nie może prowadzić jednocześnie księgowości i księgowości dla tej samej firmy.
Wniosek
Dla klientów decydujących się na outsourcing zadań księgowych czekają istotne korzyści. Po pierwsze efektywność kosztowa, a kończąc na elastyczności w zakresie umów czy skalowaniu liczby funkcji. Rachunkowość i księgowość są istotną częścią biznesu, ale także złożoną. Wymaga czasu i konkretnej wiedzy. Bez doświadczenia w księgowości może dojść do wielu błędów, które mogą doprowadzić do upadku firmy, a nawet jej bankructwa.
Baltic Assist jest niezawodnym dostawcą usług księgowych dla małych i średnich przedsiębiorstw z ponad 500 klientami ze Skandynawii i Europy Zachodniej. Możesz sprawdzić nasze usługi księgowe i rachunkowe lub zostaw nam cytat.
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
