5 prostych wskazówek, jak zbudować kulturę pracy zdalnej

At Baltic Assist, tworzymy kulturę pracy zdalnej od ponad 5 lat. Około 55% naszych pracowników pracuje zdalnie przez co najmniej 90% swojego czasu. 97% naszego personelu jest w pełni zdolne do pracy z domu bez zmniejszania produktywności i czasu poświęcanego na przygotowywanie systemów.

Wskazówka pierwsza: śledź produktywność swojego pracownika pracującego zdalnie

Jeśli pracownik lub zespół nie ma doświadczenia w pracy na odległość, a menedżerowie nie wiedzą, jak kontrolować pracowników, spowoduje to brak zaufania i niepewność pomiędzy obydwoma stronami. Menedżer jest odpowiedzialny za dotrzymywanie terminów i osiąganie celów. Śledzenie projektów, zadań, a nawet komunikacji między członkami zespołu bez fizycznej obecności jest wyzwaniem.

Stworzenie systemu składającego się z trzech głównych komponentów mogłoby rozwiązać problem i ułatwić przydzielanie zadań i projektów oraz monitorowanie i ocenę pracy pracowników wykonywanej z domu.

• Zarządzanie projektami i zadaniami. Istnieją narzędzia online do przydzielania zadań i projektów, zarządzania nimi i sprawdzania postępów. Pomoże to menedżerowi przydzielać, kontrolować i mierzyć wydajność pracownika nawet bardziej niż fizyczna obecność obok niego.

Istnieje wiele różnych narzędzi do zarządzania projektami i zadaniami (nawet za darmo – plany podstawowe), które pokrywają podstawowe potrzeby biznesowe. Baltic Assist, polecamy te narzędzia: Jira, Asana, Trello.

• Śledzenie czasu. Możesz śledzić czas pracy nad różnymi projektami, sprawdzać wydajność i efektywność członków swojego zespołu pracujących z domu. Integracja z narzędziem do zarządzania projektami i zadaniami pozwoli uzyskać przejrzysty obraz wydajności pracowników.

Istnieje również wiele różnych narzędzi do śledzenia czasu. Nasz wybór jest hubstaff, Ale są inne świetne narzędzia, Takie jak Obóz czasowy or Przełącz. Większość z nich ma wersję bezpłatną, która zaspokaja podstawowe potrzeby.

• Narzędzia komunikacyjne. Aby komunikować się wirtualnie, używamy kilku różnych mechanizmów. Slack to nasze podstawowe narzędzie do komunikacji wewnętrznej, udostępniania plików i szybkiego rozwiązywania problemów. Wrike doskonale nadaje się do udostępniania poufnych informacji, które wymagają wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Zespoły Microsoft oraz Zoom do wideokonferencji i wirtualnych spotkań z klientami i członkami zespołu.

Wskazówka druga: edukuj pracowników pracujących w domu

Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest wdrażanie nowych systemów lub zasad bez powodu, tylko dlatego, że inni to robią. Jeśli masz cel i widzisz, jak konkretne narzędzie będzie przydatne dla wszystkich w firmie - wyjaśnij to swoim pracownikom. Jasno, otwarcie i konsekwentnie. Jest to jeden z krytycznych aspektów tworzenia wydajnej kultury pracy zdalnej.

Trzecia wskazówka: ustal zasady komunikacji

Przyzwyczaiłeś się do zadawania pytań, dyskusji i organizowania spotkań fizycznie. Były jasne wytyczne dotyczące rozwiązywania różnych rodzajów zadań. Na przykład, jeśli problem jest pilny i wymaga szybkiego rozwiązania – wykrzykujesz imię i prosisz o niego. Natomiast jeśli masz skomplikowane pytanie wymagające dłuższej odpowiedzi, piszesz maila lub organizujesz spotkanie.

Praca zdalna pozostaje taka sama, zmieniają się tylko narzędzia. Jakiego rodzaju pytania i problemy rozwiązujesz za pomocą poczty elektronicznej, telefonu lub narzędzi czatu? Kto jest odpowiedzialny za odpowiadanie na pytania i kwestie dotyczące danego tematu? Stwórz zasady, wytyczne dotyczące komunikacji zdalnej w Twojej firmie i wyjaśnij je pracownikom.

Wskazówka czwarta: Spraw, aby pracownicy poczuli się ważni

Praca zdalna może sprawić, że członek zespołu poczuje się mniej krytyczny, odłączony i odizolowany, co może prowadzić do niższej produktywności i odrzucenia przez menedżera i firmę. Zamiast tego powinny odbywać się stałe spotkania między współpracownikami, dostarczanie codziennych zadań i zaangażowanie w inicjatywy i wydarzenia organizacyjne. Takie jak wieczór gier quizowych na odległość lub wirtualna przerwa na lunch, będziesz zaskoczony, jak podnoszą morale pracownika.

Piąta wskazówka: porady dotyczące konfigurowania zasad i rutyny domowej

Dom kojarzy się z relaksem, odpoczynkiem, zabawą z dziećmi itp. Najmniej kojarzy się z pracą. Zwłaszcza gdy dzieci i zwierzęta bawią się i hałasują. W ten sposób spadnie produktywność, co doprowadzi do niedotrzymania terminów, niedokończonych zadań lub utraty klientów itp. Jak to zmienić? Porady jak urządzić miejsce pracy w domu.

Najpierw stwórz w domu miejsce pracy, w którym nikt nie będzie przeszkadzał, a przynajmniej poziom zakłóceń zostanie zredukowany do minimum.

Po drugie, stwórz taką samą rutynę, jak w przypadku pójścia do biura – obudź się wcześnie, umyj się i ubierz tak, jak przywykłeś do pracy. Naukowo udowodniono, że nasz mózg włącza się w tryb pracy, gdy przygotowujemy się tak samo, jak idziemy do biura.

Ustalenie zasad dla siebie i swojej rodziny jest niezbędne. Ustaw porę, w której pracujesz, a nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Tymczasem określ czas, który będzie przeznaczony na zabawę i rodzinę.

Dodatkowa wskazówka: jeśli trudno Ci się skoncentrować, pracując w domu, spróbuj satysfakcjonujących ćwiczeń. Ustal dla siebie nagrodę (np. filiżankę kawy, kawałek ciasta, spacer z psem, drzemkę itp.) po wykonaniu zadania. Możesz to robić za każdym razem, zaczynając od mini-zadań, a kończąc na bardziej znaczących. Będziesz mógł wykonywać więcej pracy niż 90% innych osób pracujących w domu.