5 usług księgowych, które Twoja firma może zlecić na zewnątrz
5 usług księgowych, które Twoja firma może zlecić na zewnątrz
Przegląd
Czy wiesz, kim jest księgowy? Księgowy to ktoś, kto rozwiązuje problem, o którym nie wiedziałeś, że go masz, w sposób, którego nie rozumiesz. Żarty na bok, jest to jedno z najbardziej odpowiedzialnych i wymagających zadań w świecie biznesu. Nikt nie może tego uniknąć, ponieważ przepisy prawa nakładają obowiązek rejestrowania i śledzenia każdej pojedynczej operacji finansowej i ekonomicznej.
Usługi księgowe są zazwyczaj kosztowne, dlatego rozważenie ich outsourcingu jest mądrą decyzją. Możesz stanąć przed dylematem, czy korzystne jest outsourcingowanie wszystkiego, czy tylko określonych usług. Która opcja byłaby najbardziej praktyczna i najmniej kosztowna? Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się wszystkiego na ten temat.
Outsourcing księgowości – oszczędzaj tysiące miesięcznie
Księgowość, spośród wszystkich usług biznesowych, jest dość podobna w całym świecie zachodnim. Zasady (obowiązujące podatki i ich stawki) mogą się zmieniać, ale stosowane oprogramowanie, śledzenie dokumentów i standardowe praktyki są bardzo podobne. Jest to główny powód, dla którego wirtualna księgowość i zdalni księgowi zaczynają się rozwijać. Lokalizacja Twojego księgowego szczerze mówiąc nie wpływa na dokładność i jakość jego pracy.
Drugim czynnikiem, dla którego warto outsourcingować, są koszty. Księgowość i finanse to kosztowne przedsięwzięcie. Ponieważ są one obowiązkowe, nie da się uniknąć takich wydatków. Niemniej jednak dzięki outsourcingowi duże i małe firmy mogą zaoszczędzić znaczną sumę pieniędzy, preferując księgowość wirtualną zamiast fizycznej. Porównajmy koszty księgowości wirtualnej i wewnętrznej dla trzech przypadkowych firm. Warunki są proste. W każdym przypadku firma potrzebuje 45 godzin pracy księgowej, aby mieć pewność, że wszystkie zadania zostały wykonane. Tak to się przekłada na liczby.
Wykres pokazuje porównywalne koszty zatrudnienia takiej samej liczby księgowych wewnętrznych i wirtualnych. Zebrane dane dotyczyły średniego wynagrodzenia wewnętrznego księgowego w Danii i względnego standardowego kosztu wirtualnych usług księgowych. Opcja wirtualnej księgowości pozwala uniknąć podatków, które wiążą się z zatrudnieniem we własnym zakresie. Ta druga opcja to około 5 tysięcy euro miesięcznie. Jest to również znacznie tańsze niż wynajęcie firmy księgowej do obsługi Twojej firmy. Zwykle pobierają 50-90 euro za godzinę (przykład pokazuje 75 euro za godzinę). Co miesiąc zwykła duńska firma może zaoszczędzić setki, a nawet tysiące euro. W przypadku większych firm wyniki są jeszcze bardziej przytłaczające. Oczywiście zaoszczędzona kwota zależy od stawki pobieranej przez wirtualnego agenta lub agencję i innych powiązanych kosztów, ale biorąc to wszystko pod uwagę, przy odpowiednich rozwiązaniach w zakresie Nearshoringu i pracy zdalnej, korzyści będą zdumiewające.
Co więcej, sprawdzony wirtualny księgowy może poprowadzić Cię do stworzenia własnego wirtualnego biura. Obsługa klienta, zdalne zespoły i inne obszary mogą być odpowiednio świadczone za pośrednictwem wirtualnych agentów i rozwiązań dla agencji wirtualnych typu Nearshoring. Świetnym przykładem są największe szwedzkie banki Swedbank i SEB, które działają w krajach bałtyckich. Obydwoje mają tu duże centra usług, które zajmują się wyłącznie pracą i wspieraniem szwedzkiego działu, co oznacza, że cenią outsourcing i Nearshoring i widzą ich korzyści. Banki te to wielomiliardowe firmy. Czy jest jakiś powód, dla którego nie powinieneś próbować tego samego?
Kanał zaoszczędzonych środków – wzmocnij swój biznes
Wróćmy do przykładu z powyższego wykresu. Załóżmy, że Twoja firma zaoszczędziła około 3 tys. miesięcznie, decydując się na outsourcing księgowości. W ciągu roku czyli 36 tys. euro zmniejszonych wydatków. Dla każdej firmy ta suma nie jest żartem i warto ją przynajmniej rozważyć. Możesz przetestować wirtualną księgowość przed pełnym zatwierdzeniem.
Te tysiące zaoszczędzonych euro można zdywersyfikować, ponownie zainwestować w firmę, wypłacić w formie dywidend lub premii, zapisać jako aktywa itp. Głównym powodem outsourcingu jest redukcja kosztów pracy bez pogorszenia jakości pracy. Jest to sytuacja korzystna dla Twojej firmy.
Poza tym wirtualni księgowi mogą zostać wezwani do Twojej centrali w dowolnym momencie. Możesz zorganizować szkolenia, spotkania, konferencje, a także udział w wydarzeniach firmowych, aby w pełni zaangażować swoich zdalnych pracowników. Nearshoring sprawia, że koszty lotów i podróży nie będą aż tak duże, a znajomość języka umożliwi płynną i sprawną komunikację. Pracodawca może na życzenie szkolić i poszerzać kwalifikacje swoich wirtualnych księgowych. Niezależnie od tego, jaką drogę wybierzesz, zawsze możesz skonsultować się z usługodawcą w celu optymalizacji procesów i zwiększenia wydajności.
Precyzyjne zadania księgowe, które warto zlecić outsourcingowi
Istnieje wiele usług księgowych, które warto zlecić outsourcingowi. Jest to jedna z naszych podstawowych usług i pozostaje integralną częścią rdzenia naszej działalności. Dostawcy usług mogą oferować różnorodne konkretne zadania lub skupiać się na jednym, kompleksowym podejściu do rachunkowości. Do najbardziej popularnych i rozpoznawalnych należą:
1. Rachunkowość i księgowość
W przypadku każdej firmy odpowiednie księgi są nie tylko niezbędne; są obowiązkowe, jeśli firma chce się rozwijać i rozszerzać. Znając wydatki, analizując przepływy pieniężne i optymalizując liczbę transakcji, organizacja może zaoszczędzić znaczne sumy w krótkich i długich okresach czasu. Wirtualna księgowość umożliwia zarządzanie wstępnymi ustawieniami, księgowaniem zapasów i aktywów, raportami VAT i wydatków, a także innymi powiązanymi działaniami.
2. Usługi kadrowo-płacowe
Zarządzanie płacami i ich realizacja zgodnie z harmonogramem może być stresująca, jeśli w dziale księgowości brakuje zasobów. Trzeba wypełnić dane, wygenerować raporty, naliczyć podatki i przydzielić odpowiednie kwoty. Te połączone procesy wymagają regularnej obecności ludzi w pracy i ciągłego monitorowania. Dużo tańszym sposobem na obsługę tych operacji dla Twojej firmy jest po prostu outsourcing obsługi kadrowo-płacowej. Wypłata wynagrodzenia jest koniecznością. Twoi pracownicy i siła robocza są najbardziej niezawodnym zasobem, o który należy dbać.
3. Sporządzanie zestawień/raportów
Wirtualni księgowi mogą przygotowywać i generować sprawozdania/raporty finansowe i zarządcze. Takie dokumenty są bardzo cenne dla Twojej firmy, ponieważ dostarczają jasnych informacji statystycznych i pozwalają nam prognozować przyszłość. Konkretne raporty są niezbędne bankom lub inwestorom, natomiast oświadczenia trzeba obowiązkowo składać służbom kontroli podatkowej i innym instytucjom rządowym. Jeśli te dokumenty są w porządku, Twoja firma ma większą szansę na osiągnięcie zysków i wyprzedzenie konkurencji. Wirtualni księgowi mogą przygotowywać miesięczne, kwartalne i kolejne okresowe sprawozdania finansowe, przepływowe, skonsolidowane sprawozdania finansowe, szczegółowe raporty zarządcze, porządkować archiwalne księgi z okresów wcześniejszych, szacować i naliczać podatek dochodowy od osób prawnych oraz inne usługi z tym związane.
4. Usługi przetwarzania płatności
To obszar, w którym po prostu nie ma miejsca na błędy. Nie chcesz przegapić błędu na fakturze lub w transakcji klienta. Wirtualne usługi księgowe mogą zająć się transferami i wymianą gotówki, a także organizować fakturowanie, opłacanie faktur itp.
5. Obsługa sekretariatu korporacyjnego
Dokumentacja korporacyjna i biznesowa stanowi rdzeń biurokracji. Praca administracyjna jest równie ważna jak zadania technologiczne czy analityczne. Bez odpowiednich dokumentów administracyjnych i dokumentów zostałyby utracone, przedsiębiorstwa miałyby trudności, a wiele firm (zwłaszcza większych) popadłoby w chaos. Aby tego uniknąć, zatrudnia się sekretarki, administratorów, menedżerów. Te stanowiska dużo kosztują. To, czego jednak nie ma, to wirtualny asystent.
Kompetentny i przeszkolony pracownik, którego możesz osobiście wybrać, zajmie się dokumentacją korporacyjną, zarządzaniem i prowadzeniem spraw korespondencyjnych, a także przechowywaniem danych, prowadzeniem rejestrów pracowników. Byłoby to ogromne odciążenie wewnętrznych barków.
Jeśli widzisz wiele wad
Tak, praca księgowa wymaga doskonałej dokładności, poświęcenia i doświadczenia. Jednakże, jak wspomniano wcześniej, dokumentacja w całej UE i EEE jest bardzo podobna. Gdy odległość między krajem, w którym prowadzisz działalność, a lokalizacją wirtualnego asystenta jest duża, mogą wystąpić specyficzne problemy. Jednak Nearshoring prawie je eliminuje i prawdopodobnie nie zapewnia żadnych problemów z komunikacją, delegowaniem zadań, rozpracowywaniem spraw itp. Tak, różnice istnieją, ale specjalistów można przeszkolić w zakresie rozumienia nowych zestawów dokumentacji, poznawania nowych stawek podatkowych i innych rzeczy.
Podsumowując, przy odpowiedniej cierpliwości, zewnętrzna księgowość wirtualna działa ze wszystkimi kombinacjami lokalizacji. Jednak po co marnować pieniądze, skoro w pobliżu znajdują się sprawdzone rozwiązania do wirtualnej księgowości? My też się zastanawiamy.
Obawiasz się braku umiejętności wirtualnego agenta? Nie powinieneś, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z krajami bałtyckimi. Mimo że są to dość nowe kraje, trzy bałtyckie siostry: Litwa, Łotwa i Estonia przeżywają okres szybkiego wzrostu gospodarczego i rozwoju. Ciekawostki - Litwa jest krajem z największą liczbą absolwentów uniwersytetów na mieszkańca w UE. Ponadto Litwini (średnio) mówią 2.7 językami, co daje im drugie miejsce w UE. Zatrudniając wirtualnego księgowego z krajów bałtyckich, zawsze otrzymasz kompetentnego, przeszkolonego, chętnego do nauki i wysoce zmotywowanego specjalistę, który wykona delegowane przez Ciebie zadania. A co najlepsze - ich usługi są o wiele bardziej przystępne cenowo niż Twoja lokalna siła robocza!
Nie zostawaj w tyle – przejdź wirtualnie i bądź przed nami
W tej branży, w której komputery i dokumentacja cyfrowa, a także rozwiązania chmurowe zyskują coraz większe znaczenie, pomysł prowadzenia księgowości we własnym zakresie jest już przestarzały. Tak, koncepcja ta może wydawać się atrakcyjna i mile widziana w wielu firmach, ale jak pokazaliśmy powyżej, możesz zaoszczędzić ogromne kwoty pieniędzy, które w przeciwnym razie zostałyby przeznaczone na pracowników księgowych. Księgowy średniego szczebla w Skandynawii może zarobić średnio ponad 3 tysiące euro. Równie kompetentny wirtualny księgowy z pobliskiego kraju, na przykład z krajów bałtyckich, kosztowałby o 50–60 procent mniej. Jednak dostawcy oferują jeszcze lepszą opcję płacenia stawki godzinowej. Mniejsze i średnie firmy mogą nie potrzebować pracownika pełnoetatowego ani zespołu księgowych, dlatego wirtualna księgowość staje się bardzo mile widziana. Płacisz stałą/ryczałtową stawkę godzinową, zamiast utrzymywać pracownika, który przez połowę czasu nie ma nic do roboty. Może to zaoszczędzić aż 70% Twoich regularnych kosztów związanych z płacami.
Nearshoring jest najlepszym i najlepszym przykładem działania zdalnej księgowości. Mała odległość między obydwoma krajami oznacza, że różnice kulturowe i czasowe są niewielkie, a co za tym idzie, nie ma trudności w komunikowaniu się ani delegowaniu zadań. Podajmy typowy przykład. Firma w Skandynawii poszukuje niezawodnych, wysokiej jakości, ale niezbyt kosztownych rozwiązań księgowych. Chcą jednak osobiście uczestniczyć w procesie selekcji, aby mieć pewność, że zatrudniają właściwą osobę. Co najlepiej zrobić? Oczywiście, że będzie wirtualnie!
Co więcej, w przypadku rekrutacji wewnętrznej proces ten może zająć wiele tygodni, a nawet miesięcy. Agencje wirtualne zazwyczaj mają odpowiednie kontakty i znacznie szybciej potrafią umówić się na odpowiednie rozmowy kwalifikacyjne. Twój pracownik niemal od razu wyruszy w drogę i przystąpi do pracy.
Wniosek i zalecenie
Jeśli zastanawiasz się nad wirtualną księgowością, zdecydowanie nie wahaj się! Idź po to. Korzyści zobaczysz natychmiast i na dłuższą metę. Oddech finansowy lub możliwość dywersyfikacji środków, skierowania ich do R&D lub innych działów to mile widziany dodatek o każdej porze tygodnia. Usługi takie jak zarządzanie płacami, przygotowywanie wyciągów i księgowość mogą być świadczone po niższych kosztach, jeśli działasz blisko lądu i po prostu korzystasz z technologii wirtualnej.
Masz wątpliwości, czy zlecić usługi księgowe na zewnątrz? lub jakie usługi księgowe warto zlecić firmie zewnętrznej? Umów się na bezpłatną konsultację
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
