3 kroki do efektywnego zarządzania księgowością
3 kroki do efektywnego zarządzania księgowością
Przegląd
Wiele osób ma w głowie żywy obraz księgowego lub księgowego. To stara, zrzędliwa i ciągle marudząca osoba, która cały dzień dodaje i odejmuje. On lub ona świetnie radzi sobie z liczbami i papierami. Jednak ten stereotyp jest silnie ukształtowany przez media i filmy.
W rzeczywistości księgowi mają intensywne i istotne obowiązki do wykonania. Dobrobyt i sukces finansowy firmy zależą od ich pracy. To o wiele więcej niż tylko wypłacanie pensji z konta bankowego lub przekazywanie faktur szefowi lub szefowej do podpisu. Więc może być mylące, co można uznać za skuteczną usługę księgową? Jesteśmy tutaj, aby pomóc to ustalić!
Kochasz nienawidzić
W umysłach właścicieli firm i/lub kierowników projektów zadania księgowe są bardzo przyziemne i pełne biurokracji. Żadnej kreatywności, generowania pomysłów ani magicznej burzy mózgów. Tylko kropki, cyfry, przecinki i sama istota biznesu - pieniądze. To jest, w większości, prawda. Księgowi muszą być bardzo cierpliwi, niezawodni i transparentni. Nie każdy poradziłby sobie z tego rodzaju pracą, nie mówiąc już o byciu w niej wydajnym. Dlatego są drogim zasobem do utrzymania na liście płac.
Jeśli jesteś udziałowcem, CEO lub właścicielem, Twój księgowy jest niemal jak Twoja prawa ręka. Jeśli dobrze wykonuje swoją pracę, firma jest zobowiązana do minimalnych strat i maksymalnych zysków. Jednak w związku z ich porażką możesz skończyć z grzywnami lub, co gorsza, zbankrutować.
Moglibyśmy przedstawić Ci przegląd IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS itp., ale zajęłoby to dużo czasu, byłoby przyziemne i nudne. Zostawmy to księgowym, a na razie skupimy się na tym, za co powinien odpowiadać wydajny księgowy i jaką wartość może on lub ona wnieść do Twojej firmy.
W żadnym wypadku nie jest to proste zadanie, ale wiele firm nie ma środków finansowych na zatrudnienie wewnętrznych księgowych. Obecny mikroklimat w świecie biznesu stopniowo przesuwa się w kierunku księgowości zewnętrznej. Niemniej jednak musisz zatrudnić lub znaleźć księgowego, ponieważ jeśli twoje liczby się nie zgadzają, kłopoty pojawią się masowo i szybko.
Naturalnym wyborem byłoby więc poszukiwanie najbardziej opłacalnego rozwiązania, prawda? Jak jednak zatrudnić kompetentnego i znającego się na rzeczy księgowego, nie wydając przy tym pieniędzy? Oto nasze trzy kroki, które pomogą Ci w skutecznym prowadzeniu księgowości.
1 krok: konfiguracja
Aby rozpocząć, musisz skonfigurować system księgowy. Jeśli szukasz długoterminowej stabilności, musisz zapewnić długoterminowe możliwości księgowe. Kup licencjonowane oprogramowanie, zatrudnij ludzi lub podpisz umowę z agencją. W ten sposób nie zostaniesz pozostawiony bez wystarczającej pomocy.
Jeśli niedawno zatrudniony księgowy nie ma oprogramowania ani systemu, z którym mógłby pracować, będzie jedynie zużywał zasoby i nie wniesie żadnego wkładu do firmy.
Wybór odpowiedniego systemu/oprogramowania
W przypadku początkujących lub małych firm możesz spróbować skorzystać z Excela lub Arkuszy Google. Jednak dane te są bardzo wrażliwe i istotne, dlatego zarządzanie nimi za pomocą Excela, jeśli planujesz rozwój i rozwój, stanie się w przyszłości żmudne i kolosalnie trudne. Najlepiej byłoby, gdybyś dysponował odpowiednim oprogramowaniem, dedykowanym do księgowości biznesowej.
Istnieją bezpłatne programy, ale aby dokładnie śledzić transakcje, monitorować miesięczne lub kwartalne wydatki i robić tego typu rzeczy, musisz znaleźć płatne oprogramowanie. Opcje bezpłatne zwykle ograniczają możliwości księgowego i mają mniej niuansów, które pomagają w pełni wykorzystać księgowość.
Musisz wypróbować wersję demonstracyjną lub zatrudnić księgowego, który ma wiedzę na temat konkretnej platformy. Alternatywnie możesz zlecić to zadanie firmie posiadającej własne narzędzia i ustalony system.
Automatyzacja czasochłonnych zadań
Najbardziej niepokojącym i pochłaniającym zasobem w odniesieniu do księgowości są oczywiście pieniądze. Ale czas spędzony na robieniu nudnych rzeczy jest również niezbędny. Księgowy musi wykonać tylko tyle pracy, ile można zautomatyzować. Na przykład - wypłaty wynagrodzeń, pozornie niekończący się strumień faktur i mnóstwo innych zadań można zaplanować i wykonać za pomocą komputerów, zamiast zlecać księgowemu wykonywanie ich ręcznie.
Oczywiście, jeśli wykonujesz mniej niż pięćdziesiąt transakcji miesięcznie, nie zaoszczędzisz wiele, ale jeśli Twoja firma obsługuje ich więcej, zaufaj nam — automatyzacja powinna być wysoko na liście priorytetów.
Krok 2: Zarządzanie finansami
Dla szefa firmy nie ma nic ważniejszego niż finanse. Jeśli pieniądze będą płynąć do Twojej firmy i będą odpowiednio zarządzane - będziesz dochodowy. Jednak jeśli zarządzanie finansami jest słabe, Twój pomysł, bez względu na to, jak rewolucyjny lub wyjątkowy, może rozpaść się na Twoich oczach. Zarządzanie finansami obejmuje wszystkie przepływy pieniężne w Twojej firmie. Wszystkie wydatki i dochody są i powinny być monitorowane z najwyższą precyzją. Tego powinieneś wymagać od swojego księgowego.
Księgowość
To podstawa i fundament wszystkich innych elementów zarządzania finansami. Księgowy zna Twoje miesięczne wydatki, dochody i powinien zgłaszać wszystkie dziwactwa lub dziwne szczegóły. Od zakładania dokumentów, aż po znalezienie 3-letniej faktury za dostawę kawy na imprezę firmową, Twój księgowy powinien wiedzieć wszystko i nic o przepływach pieniężnych w obrębie murów Twojej organizacji.
Accounts Payable
Ponieważ nadmierne lub niespłacone zadłużenie może prowadzić do poważnych niepowodzeń, wykluczenia, a nawet bankructwa, jest to istotny element skutecznego zarządzania finansami. Jeśli zadania nie zostaną zautomatyzowane, nawet najbardziej utalentowani, sumienni i precyzyjni księgowi mogą przegapić kilka płatności. Jest to wówczas automatyczne pogorszenie relacji z wierzycielem lub dostawcą.
Najlepiej jest najpierw płacić dostawcom i wierzycielom, ponieważ Twoja firma opiera się na ich dobrej woli i zadowoleniu.
Należności
Na drugim końcu spektrum znajdują się należności (głównie faktury). Jest to największe źródło dochodu dla 99.9% firm na całym świecie. Jeśli Twoje wybory organizacyjne i księgowość nie są w stanie śledzić, kto zapłacił, a kto nie, możesz ponieść stratę lub ujemne saldo na koniec miesiąca, kwartału lub roku.
Zarządzanie tym celem jest niezbędne dla dobrego samopoczucia finansowego. Jeśli zawierasz wiele transakcji, transakcji lub podpisujesz umowy z innymi stronami i klientami, zarządzanie należnościami musi być w pewnym stopniu zautomatyzowane. Nawet jedno zaniedbane lub zapomniane źródło dochodu może potencjalnie prześladować Cię w przyszłości.
Podatki
Największa kupa kłopotów dla wszystkich firm. W grę wchodzą odliczenia, wyjątki, niuanse, zawiłości prawne i sztuczki księgowe. Dla przeciętnego Joe system podatkowy jest największą Terra Incognita w świecie biznesu. Różne rynki mają różne zasady i systemy podatkowe, ale Twój księgowy musi je znać od podszewki. Ponieważ właściwa interpretacja przepisów podatkowych i odpisów, dokonana właściwie, może zwiększyć Twoją rentowność i/lub zminimalizować straty.
Poza tym zagrożeniem są także źle sporządzone sprawozdania podatkowe. Ta część jest prawdopodobnie najważniejszym obowiązkiem w pracy księgowego. Większe firmy organizują długie i intensywne sesje podatkowe, podczas których zarówno dział prawny, księgowi, jak i analitycy finansowi opracowują najlepszy plan podatkowy i przygotowują dokładny raport dla inspektorów podatkowych/urzędów skarbowych itp.
Transakcje bankowe/kartą kredytową i uzgadnianie
Wspomnieliśmy o wielu istotnych aspektach księgowości. Ten jeden (zarządzanie transakcjami i uzgadnianie) jest czasami pomijany ze względu na znaczne obciążenie, jakie niesie ze sobą opodatkowanie i zarządzanie kontami. Transakcje bankowe i kartami kredytowymi również wchodzą w zakres obowiązków księgowego. Musi on lub ona upewnić się, że wszystko jest zgodne z prawem, a płatności lub korzystanie z kart kredytowych firmowych jest autoryzowane i że pracownicy nie nadużywają ani nie wykorzystują zasobów firmy. Pozwalając księgowemu nadzorować i zarządzać transakcjami bankowymi, umożliwiasz mu również obsługę należności i zobowiązań, więc może to być sytuacja typu „dwie pieczenie na jednym ogniu”.
Jeśli chodzi o pojednanie, mogą się zdarzyć złe rzeczy, jeśli nie zostanie ono zrobione prawidłowo. Jest to większe ryzyko dla mniejszych firm, ale większe firmy również mogą ucierpieć, jeśli salda nie będą się zgadzać. Wśród możliwych zagrożeń znajdują się błędy księgowe, które prowadzą do niezrównoważonego budżetu, niedokładne raporty podatkowe, debet i różne inne rodzaje niepotrzebnych niepowodzeń.
Krok 3: Raporty i analizy finansowe
Rachunek zysków i strat
Bardzo oczywiste. Księgowy lub księgowy zbiera wszystkie dane ekonomiczne zgromadzone w określonym okresie, a następnie „buduje” rachunek zysków i strat. Dla akcjonariuszy jest to niezbędny element danych, pokazujący, czy firma jest na dobrej drodze, czy też należy wprowadzić zmiany. Dokumenty te i odpowiednie przygotowanie takich papierów są ściśle powiązane z bezpieczeństwem i rentownością firmy.
Oświadczenie należy przekazać konkretnym instytucjom. Na przykład w Stanach Zjednoczonych rachunek zysków i strat trafia do Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, a w innych krajach zajmują się tym różne organy.
Raporty roczne i kwartalne
Raport pozwoli akcjonariuszom, czyli Prezesowi, na analizę całości działań, jakie miały miejsce w poprzednim okresie. Większość firm sporządza raporty kwartalne i roczne, aby dłużej zachować praktyczne podejście. W ciągu 12 miesięcy wiele może się zmienić, dlatego niektóre organizacje (zwłaszcza nowe) decydują się nawet na sporządzanie raportów co miesiąc lub przynajmniej raz na kwartał. Pomaga to w podejmowaniu decyzji i optymalizacji przepływów pieniężnych w celu uzyskania maksymalnego zysku.
Prognozowanie i patrzenie w przyszłość
Prognozy i prognozy na przyszłość, szczególnie istotne dla akcjonariuszy, spółek publicznych lub przed pierwszą ofertą publiczną, pomagają wszystkim spółkom przyciągnąć inwestorów i przygotować się na przyszłość. Jeśli księgowy może przygotować prognozę, odpowiedzialne osoby będą mogły przedstawić ją potencjalnym inwestorom i rozwinąć Twoją firmę.
Prognozowanie pomoże wyskoczyć i wyprzedzić konkurencję lub przynieść dodatkowe wydatki.
Ostatnia rada - outsourcing
Tylko 33-40% nowych firm prowadzi księgowość we własnym zakresie. Ponieważ jest to niezwykle specyficzny i specyficzny zawód, trudno jest dostrzec niedoskonałości i monitorować ich pracę. Musisz w pełni zaufać swojemu księgowemu i księgowemu.
Łatwym rozwiązaniem jest outsourcing i Nearshoring wirtualna księgowość.
Pozwól nam pokazać, dlaczego outsourcing może być znacznie mądrzejszym rozwiązaniem.
- Dodatkowa elastyczność. Załóżmy, że znasz swoje potrzeby księgowe. Na przykład, jeśli Twoja firma potrzebuje tylko 125 godzin na zarządzanie nią, zapłacisz tylko za tę liczbę godzin, nie więcej. Gdy potrzeby się zwiększą, możesz również rozszerzyć usługi, dokładnie tak, jak potrzebujesz, czy to o 5, czy o 100 godzin. Natomiast w przypadku pracownika etatowego Twoja firma musi płacić pensję, nawet jeśli może on siedzieć bez wielu znaczących zadań do wykonania
- Ulepszenia przepływu pracy. Od góry do dołu outsourcing księgowy będzie znacznie łatwiejszy do monitorowania i przydzielania pracy. Starszy księgowy może poradzić sobie z trudniejszymi zadaniami, podczas gdy młodsi pomagają i uzupełniają luki podczas uczenia się. Istnieje między nimi płynna komunikacja
- Najlepsze rezultaty bez dodatkowych inwestycji.
- Mniej zmartwień. Wewnętrzny personel księgowy musiałby stale przechodzić kompetentne szkolenia. Zajmuje się tym nasza strona, gdy decydujemy się na outsourcing. Od oprogramowania, sprzętu, przestrzeni roboczej i umów, właściwe agencje wirtualne zajmują się wszystkim, więc Ty nie musisz. Przypisz tylko pracę, a resztę zostaw swoim pracownikom zdalnym.
- Wartość dodana. Otrzymuj nie tylko usługi księgowe, ale także konsultacje dotyczące różnorodnej tematyki. Począwszy od wyboru oprogramowania, kończąc na zeznaniach podatkowych i wszystkim, co wpisuje się w niszę księgowości.
Zakończenie i przemyślenia końcowe
Księgowość jest istotnym aspektem każdego przedsiębiorstwa. Gdyby Twoja firma była ciałem ludzkim, księgowy byłby jej centralnym układem nerwowym. Monitorowałby wszystkie działania i przesyłał odpowiednie sygnały, które pomagają organizmowi chronić się przed niebezpieczeństwami i być szczęśliwszym i silniejszym, zarówno na krótką, jak i na dłuższą metę. Ich praca jest bardzo złożona i wymagająca; dlatego jest bardzo ceniony. Możesz jednak zdecydować się na mniej kosztowne rozwiązania w zakresie prawidłowej księgowości poprzez Nearshoring zamiast nadmiernych wydatków.
Mam pytanie?
Skontaktuj się z nami!
Baltic Assist zapewnia kompleksowe rozwiązania outsourcingowe, które pozwalają obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i podejmować strategiczne decyzje w Twojej firmie.
